TJPE Tribunal de Justiça de Pernambuco

As atribuições da SAD, estão detalhadas na Instrução Normativa n° 30 /2023, de 22 de novembro 2023, conforme segue:

INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 30 /2023 (ORG: DG), DE 22 DE NOVEMBRO DE 2023

EMENTA: Dispõe sobre as competências e atribuições internas da Diretoria Geral e suas Secretarias Executivas.

O Presidente do Tribunal de Justiça de Pernambuco, Desembargador LUIZ CARLOS DE BARROS FIGUEIREDO, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

CONSIDERANDO a Resolução n° 491/2023-TJPE, que dispõe sobre a estrutura organizacional, os níveis hierárquicos, as competências e atribuições internas da Diretoria Geral e suas Secretarias Executivas;

CONSIDERANDO a necessidade de definição da regulamentação e atribuições das Gerências, Núcleos, Unidades e demais setores que compõem a estrutura organizacional da Diretoria Geral e seus órgãos executivos, conforme Art. 69 da referida Resolução;

CONSIDERANDO a possibilidade de serem acrescentadas outras competências à Diretoria Geral e aos demais setores que compõem sua estrutura organizacional mediante ato normativo próprio do Presidente do Tribunal:

RESOLVE:
 

CAPÍTULO I - DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

(...)

Art. 13 . Integram a estrutura organizacional da Secretaria de Administração:

I - Núcleo de Apoio Administrativo:

a) Unidade de Controle de Diárias;

b) (REVOGADO);

II - Núcleo de Análise e Consolidação de Demandas:

a) Unidade de Revisão de Processos de Aquisições, Contratações e Pagamentos;

III - (REVOGADO);

IV - Núcleo de Licitações e Contratações Diretas:

a) Unidade de Apoio Técnico e Administrativo;

V - Gerência de Apoio à Gestão de Contratos e Convênios:

a) Unidade de Acompanhamento de Contratos;

b) Unidade de Acompanhamento de Convênios e de Gestores;

VI - Gerência de Pesquisa de Preços:

a) Unidade de orçamento de Materiais;

b) Unidade de orçamento de Serviços.

VII - Gerência de Elaboração de Termo de Referência e Projeto Básico:

a) Unidade de Apoio Técnico;

VIII - Núcleo de Reajuste, Repactuação, Reequilíbrio e Ajuste Econômico Financeiro dos Contratos;

IX - Assessoria Administrativa.

CAPÍTULO V - DA SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO

Art. 74. À Secretaria de Administração, sob a gestão da Diretoria Geral, compete a coordenação e andamento dos processos de contratações e aquisições, tais como licitações, contratações diretas, suprimento institucional, gestão de contratos e convênios, além de outras atribuições administrativas.

Art. 75. São atribuições do Núcleo de Apoio Administrativo:

I - Supervisionar, controlar, organizar e executar tarefas concernentes às atividades da Secretaria de Administração, relativos aos órgãos vinculados;

II - Prestar assistência à Secretaria de Administração em assuntos relativos ao expediente administrativo, às suas comunicações e informações internas;

III - Transmitir, pela via oficial ou protocolar, atos, ordens e despachos da Secretaria de Administração;

IV - Receber, protocolar, despachar e distribuir a correspondência oficial da Secretaria de Administração;

V - Prover as necessidades de apoio material e logístico do gabinete da Secretaria de Administração, bem como, expedir os documentos;

VI - Dirigir e supervisionar diretamente os trabalhos e tarefas dos serviços auxiliares da Secretaria de Administração;

VII - Coordenar, controlar e apoiar as ações desenvolvidas pelas unidades vinculadas ao Núcleo;

VIII - Redigir ofícios e comunicações internas relativas às ações da Secretaria de Administração;

IX - Fiscalizar a regularidade dos pedidos de diárias e passagens aéreas;

X - Conferir despachos dos Processos Administrativos;

XI - Organizar, controlar e executar tarefas concernentes ao acompanhamento dos processos administrativos e publicações;

XII - Resenhar as publicações no Diário da Justiça Eletrônico;

XIII - Conferir publicações;

XIV - Encaminhar os processos aos setores competentes, após a publicação dos despachos, para as providências cabíveis;

XV- Manter arquivados os documentos necessários ao acompanhamento dos processos administrativos.

§ 1° São atribuições da Unidade de Controle de Diárias:

I - Organizar, controlar e executar tarefas concernentes à liberação dos pedidos de diárias;

II - Orientar os usuários acerca de dúvidas relacionadas aos pedidos de diárias;

III - Encaminhar as diárias aos setores competentes para autorização;

IV - Resenhar as publicações de diárias no Diário da Justiça Eletrônico (DJe);

V - Acompanhar e arquivar as publicações do DJe, relativas aos interesses da Secretária de Administração.

§ 2° (REVOGADO)

Art. 76. São atribuições do Núcleo de Análise e Consolidação de Demandas:

I - analisar os requerimentos de ordem geral submetidos à Secretaria de Administração;

II - examinar os processos licitatórios, inclusive quanto a correta instrução exigida pela(s) lei(s) vigente(s), indicando o direcionamento às unidades

competentes de acordo com cada etapa, elaborando os despachos da Secretaria de Administração em conformidade com o Plano de Logística

Sustentável e o Planejamento Estratégico;

III - analisar e preparar despachos de competência da Secretaria de Administração, até os limites de sua delegação, no que tange a ordenação

de despesas;

IV - utilizar todos os sistemas e ferramentas disponibilizados pelo Poder Judiciário;

V - coordenar, controlar e apoiar as ações desenvolvidas pela unidade vinculada ao Núcleo;

VI - conferir despachos realizados pela Unidade;

Parágrafo único. São atribuições da Unidade de Revisão de Processos de Aquisições, Contratações e Pagamentos:

I - redigir os despachos de competência da Unidade;

II - acompanhar os e-mails da Secretaria de Administração;

III - alimentar a planilha de autorização de pagamento de perícias;

IV - coordenar a comissão multidisciplinar do Sistema de Auxiliares da Justiça – SIAJUS.

Art. 77. (REVOGADO);

Art. 78. São atribuições do Núcleo de Licitações e Contratações Diretas:

I - averiguar a fase preparatória, inteirando-se da correta instrução dos processos e das incongruências que, porventura, registrarem-se no teor

dos termos de referência, projetos básicos e demais instrumentos componentes dos processos licitatórios;

II – Processar todos as licitações e compras diretas no âmbito do Poder Judiciário de Pernambuco;

III - distribuir e gerenciar, entre os agentes de contratação, as demandas (compras e serviços) que chegam ao Núcleo para serem processadas;

IV- revisar as minutas de editais, minutas contratuais e demais anexos (Concorrências, Pregões Eletrônicos, Credenciamentos, Leilões e demais

modalidades licitatórias);

V - processar e/ou revisar os editais de Chamamentos Públicos e das contratações diretas (dispensas de licitação prevista no artigo 72 da Lei

n°14133/2021);

VI –revisar e/ou executar a elaboração de Pareceres e Decisões nas Contratações Diretas (Dispensas e Inexigibilidades);

VII – revisar e/ou executar a emissão de respostas e pareceres pertinentes às situações na licitação (esclarecimento, impugnações e recursos

administrativos);

VIII - revisar e/controlar as respostas às peças impugnatórias e recursais das diversas modalidades de licitação, bem como das minutas das

decisões e respectivos relatórios circunstanciados;

IX - Consultar os diversos sítios inerentes ao procedimento licitatório: Tribunal de Contas do Estado - TCE, Secretaria de Administração do Estado,

PE Integrado e outros órgãos;

X - revisar a veiculação no sítio da transparência e atendimento aos imperativos do CNJ, nos Sistemas: Web TJPESAGRES/LICON/TCE-PE,

além do Sistema Financeiro E-fisco do Estado de Pernambuco;

XI - gerenciar a alimentação dos referidos Sistemas, quanto publicação de Atas de Registro de Preços e Termos de Quitação;

XII - elaborar respostas em notas técnicas dos órgãos de controle interno e externo sobre licitações;

XIII - promover informações em Mandado de Segurança ou representação;

XIV - prestar relatório periódico ao TCE/PE e Conselho Nacional de Justiça.

Parágrafo único. São atribuições da Unidade de Apoio Técnico Administrativo:

I – manter o controle das autuações dos processos de aquisições de bens e contratações de serviços;

II – prestar as informações necessárias à elaboração dos diversos relatórios das atividades do NLCD;

III – proceder a gestão documental no âmbito do NLCD;

IV – gerenciar os sistemas utilizados na condução dos processos de aquisição/contratação de serviços, mantendo o Núcleo atualizado quanto

a mudanças nas funcionalidades;

V – proceder a análise permanente do fluxo processual, sugerindo melhorias, caso cabíveis;

VI – supervisionar a alimentação dos sistemas eletrônicos pelos agentes de contratação;

VII - elaborar mapas sobre processos licitatórios;

VIII - Prestar as informações cabíveis à Diretoria Financeira visando ao cumprimento do contrato firmado para publicações das licitações em

jornal de grande circulação;

IX – substituir a chefia do Núcleo nos impedimentos.

Art. 79. São atribuições da Gerência de Apoio à Gestão de Contratos e Convênios:

I - organizar, controlar e executar tarefas concernentes às atividades da Secretaria de Administração, relativas ao acompanhamento da gestão

de contratos e convênios, após sua formalização;

II - prestar informações e preparar relatórios de dados solicitados pela Secretaria de Administração;

III – prestar apoio aos gestores e suplentes de contratos e convênios em suas atribuições, excetuados os convênios de cessão de pessoal,

realizando as intervenções necessárias à tramitação tempestiva dos processos de prorrogação e de formalização de novos contratos e convênios,

apenas quando em substituição aos anteriores;

IV - coordenar, supervisionar e apoiar as ações e atividades desenvolvidas pelas Unidades vinculadas à Gerência;

V - sugerir, quando oportunas, melhorias ao sistema informatizado de acompanhamento de contratos e convênios e a outros sistemas utilizados;

VI - analisar e enviar os processos gerados pelas Unidades vinculadas à Gerência, informando aos gestores dos contratos e convênios,

excetuando-se os que tratam de cessão de pessoal, sobre a proximidade do vencimento dos contratos e convênios sob sua gestão, na hipótese

destes não terem tomado as medidas cabíveis em tempo hábil;

VII - analisar e dar tramitação pertinente aos processos recebidos na Gerência de Apoio à Gestão de Contratos e Convênios;

VIII - manter arquivo para controle interno com cópia dos contratos e convênios formalizados pelo TJPE;

IX - monitorar a publicação, nos sistemas informatizados determinados pela Secretaria de Administração, dos contratos, convênios e seus aditivos

formalizados pelo TJPE, a fim de tornar públicas e acessíveis as informações concernentes a estes instrumentos;

X - sugerir capacitações, em sistema de formação continuada, à gestão da SAD, para fomento das habilidades dos gestores/suplentes de contratos

e convênios.

§ 1° São atribuições da Unidade de Acompanhamento de Contratos:

I - cadastrar, nos sistemas informatizados determinados pela Secretaria de Administração, os contratos e seus respectivos termos aditivos,

rescisões e quitações formalizados pela Consultoria Jurídica, conferindo a regularidade do registro, garantindo a publicidade dos instrumentos;

II - acompanhar, coordenar e orientar os gestores dos contratos e termos de cessão de uso, em suas atribuições, a fim de monitorar a vigência

dos instrumentos contratuais e os pedidos de reajuste, nos termos de cessão, realizando as intervenções necessárias à tramitação tempestiva

dos processos de prorrogação e de formalização de novos contratos, apenas quando em substituição aos anteriores;

III – analisar e acompanhar a regularidade e tempestividade dos processos remetidos à Unidade de Acompanhamento de Contratos, dandolhes

tramitação pertinente;

IV - analisar, nos contatos de locação, os pedidos e a possibilidade de formalização, observando a viabilidade do reajuste contratual e a emissão

de laudo de avaliação de imóvel dos contratos locatícios, realizando as negociações pertinentes após a definição do locador, e solicitando parecer

da Consultoria Jurídica, quando necessário;

V - gerar processos em sistema informatizado, para análise e envio pela Gerência de Apoio à Gestão de Contratos e Convênios, informando aos

gestores dos contratos sobre a proximidade do vencimento dos instrumentos sob sua gestão, na hipótese destes não terem tomado as medidas

cabíveis em tempo hábil;

VI – monitorar as manifestações dos gestores de contratos nos processos de prorrogação e formalizações contratuais, em substituição a contratos

anteriores, fazendo alertas aos gestores e informando à Gerência de Apoio à Gestão de Contratos e Convênios a necessidade de intervenção

para auxiliar na tramitação tempestiva dos processos;

VII – manter controle interno atualizado dos prazos de vigência dos contratos formalizados pelo TJPE;

VIII – publicar, nos sistemas informatizados indicados pela Gestão da Secretaria de Administração, os contratos, com seus respectivos termos

aditivos, procedendo com a digitalização dos instrumentos e mantendo arquivo para controle interno dos instrumentos contratuais.

§ 2° São atribuições da Unidade de Acompanhamento de Convênios e de Gestores:

I - cadastrar, nos sistemas informatizados determinados pela Secretaria de Administração, os convênios e seus respectivos termos aditivos,

rescisões e quitações formalizados pela Consultoria Jurídica, conferindo a regularidade do registro, garantindo a publicidade dos instrumentos;

II - acompanhar, coordenar e orientar os gestores dos convênios, em suas atribuições, a fim de monitorar a vigência dos instrumentos, excetuandose

os que tratam de cessão de pessoal, realizando as intervenções necessárias à tramitação tempestiva dos processos de prorrogação e de

formalização de novos convênios, apenas quando em substituição aos anteriores;

III - analisar e acompanhar a regularidade e tempestividade dos processos remetidos à Unidade de Acompanhamento de Convênios e de Gestores,

dando-lhes tramitação pertinente, excetuando-se os que tratam de cessão de pessoal;

IV - gerar processos em sistema informatizado, para análise e envio pela Gerência de Apoio à Gestão de Contratos e Convênios, informando os

gestores sobre a proximidade do vencimento dos instrumentos sob sua gestão, excetuados os convênios de cessão de pessoal, na hipótese de

não terem tomado as medidas cabíveis em tempo hábil e, caso seja necessária a renovação, solicitar com a devida antecedência, as providências

em relação à elaboração do plano de trabalho para dar prosseguimento à tramitação processual;

V - monitorar as manifestações dos gestores de convênios nos processos de prorrogação e novas formalizações de convênios, em substituição

às anteriores, excetuando-se os que tratam de cessão de pessoal, fazendo alertas aos gestores e informando à Gerência de Apoio à Gestão de

Contratos e Convênios a necessidade de intervenção para auxiliar na tramitação tempestiva dos processos;

VI - solicitar a indicação de gestores e suplentes dos Contratos e Convênios às áreas organizacionais competentes, bem como dos fiscais dos

contratos, e, nos casos de negativa das indicações, solicitar à Secretaria de Administração a indicação através da Presidência, elaborando portaria

para assinatura do Ato.

VII - manter controle interno atualizado dos prazos de vigência dos convênios formalizados pelo TJPE, excetuando-se os que tratam de cessão

de pessoal;

VIII - publicar, nos sistemas informatizados indicados pela Gestão da Secretaria de Administração, os convênios, com seus respectivos termos

aditivos, procedendo com a digitalização dos instrumentos e mantendo arquivo para controle interno dos instrumentos.

Art. 80. São atribuições da Gerência de Pesquisa de Preços:

I - coordenar, supervisionar, controlar e executar as atividades relativas à coleta de preços para compras de materiais e contratação de serviços por dispensa de licitação e preços estimados para processos licitatórios;

II - delimitar e prover os recursos orçamentários necessários à licitação;

III - auxiliar na identificação do enquadramento da modalidade licitatória;

IV - fundamentar a justificativa de preço na contratação direta;

V – identificar sobre preço em itens de planilhas de custos;

VI – servir de parâmetro objetivo para julgamento das ofertas apresentadas;

VII – garantir a seleção da proposta mais vantajosa para a Administração;

VIII – servir de parâmetro nas renovações contratuais;

IX – subsidiar decisão do pregoeiro para desclassificar as propostas apresentas que não estejam em conformidade com os requisitos

estabelecidos no Edital;

X – auxiliar à identificação de vantagem econômica na adesão à uma ata de registro de preços;

XI – supervisão das cotações nas solicitações de compras nos sistemas utilizados;

XII – gerenciar e apoiar as ações das Unidades subordinadas.

§ 1° São atribuições da Unidade de Orçamento de Materiais:

I - realizar pesquisa de preços através de diferentes fontes como banco de preços, sítios específicos na internet, e-mails junto aos fornecedores

entre outros;

II - inclusão cotação na solicitação de compra no sistema de aquisição (atualmente o PE Integrado).

§ 2° São atribuições da Unidade de Orçamento de Serviços:

I - realizar pesquisa de preços através de diferentes fontes como banco de preços, e-mails junto aos fornecedores, contratos com até um ano

de vigência entre outros;

II - inclusão cotação na solicitação de compra no sistema de aquisição (atualmente o PE Integrado).

Art. 81. São atribuições da Gerência de Elaboração de Termo de Referência e Projeto Básico:

I - elaborar Termo de Referência para contratação de bens e serviços, em conjunto com as unidades demandantes;

II - prestar consultoria e apoio técnico especializado aos órgãos e unidades internas que possuem competência para elaboração de Termos de Referência.

Parágrafo único. São atribuições da Unidade de Apoio Técnico:

I - manter banco de dados atualizado de Termos de Referência;

II - realizar pesquisa dos códigos dos bens e serviços no sistema E-fisco para inclusão dos itens nos Termos de Referência;

III - solicitar a Secretaria da Fazenda de Pernambuco a inclusão e o cadastramento de itens (códigos) no sistema E-fisco;

IV – Incluir as solicitações de compra no sistema PE-Integrado;

V- Com base na precificação realizada pelo demandante, indicar no sistema PE Integrado o(s) valores(s) que deve(rão) servir como referência

para definição do preço médio da contratação.

Art. 82. São atribuições do Núcleo de Reajuste, Repactuação, Reequilíbrio e Ajuste Econômico Financeiro dos Contratos:

I - Executar os cálculos do reajuste de preços dos contratos celebrados por meio da análise da apresentação da proposta comercial e apuração

de índices específicos fixados pela legislação em vigor;

II - Efetuar os cálculos da repactuação mediante análise da comprovação da variação analítica de preços e demais exigências contidas nas cláusulas contratuais;

III - Analisar as solicitações de reequilíbrio econômico-financeiro dos contratos visando à recomposição em face da variação de preços;

IV - Realizar cálculos referentes a acréscimos e supressões durante a vigência contratual;

V - Atualizar o valor global do contrato informando a sua nova configuração após os devidos ajustes;

VI - Realizar cálculos pertinentes a multas, correções monetárias para devolução de Custas Processuais e demais atualizações contratuais;

VII - Elaborar planilhas e demonstrativos financeiros correspondentes ao reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro a fim de

subsidiar a programação orçamentária e financeira.

Art. 83. À Assessoria Administrativa compete prestar assistência à Secretaria de Administração em atividades relacionadas às suas competências, além de:

I - elaborar despachos, cotas e encaminhamentos da Secretaria de Administração para demais órgãos institucionais;

II - praticar os atos necessários à execução de diligências visando à instrução processual;

III - analisar as solicitações de dispensa de multa na prestação de contas de diárias submetidos à análise da Secretaria de Administração;

IV - promover estudos e pesquisas relativas aos projetos e ações desenvolvidas pela Secretaria de Administração;

V - acompanhar a execução das metas traçadas para cumprimento na gestão administrativa.