O que é o SEI?

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, possui funcionalidades e recursos que promovem a eficiência administrativa, e nisso o SEI é excelente
Uma das suas principais características é a dispensa do papel como meio físico para gerar documentos institucionais, o compartilhamento do conhecimento e a formação da Rede Colaborativa entre as unidades organizacionais e com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos, permitindo atuação simultânea de várias unidades ao
mesmo tempo em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realização das atividades.

O SEI permite a realização eficiente de um fluxo de trabalho, inclusive de maneira não linear, rompendo a abordagem tradicional do papel. Entretanto, o SEI não automatiza o fluxo de trabalho e essa é uma característica altamente
satisfatória, que permite que o SEI se adapte facilmente a diversos contextos administrativos das unidades organizacionais.

A opção  está disponível na Barra de ferramentas do sistema SEI. Esta opção contém uma relação de vídeos que descrevem o passo a passo das várias funcionalidades do sistema. Ao clicar sobre a opção saber mais, será
apresentado um índice de vídeos com a descrição de algumas funcionalidades. Basta clicar sobre a descrição desejada e o sistema abrirá outra tela, possibilitando dar início ao vídeo.

Como acessar o SEI ?

O acesso dos usuários internos dar-se-á por meio do usuário (login) e senha da rede, o mesmo utilizado para habilitar o computador.

Esqueci minha senha, como fazer para recuperar?

O usuário deverá solicitar uma nova senha a Central de Serviços através do email setic.centralservicos@tjpe.jus.br ou pelo telefone 81 – 31810001.

Como fica o Malote Digital ?

O Malote Digital somente será utilizado para comunicações com órgãos externos e para assuntos de natureza judicial.

Como fica a Requisição de Material ?

O SEI não será utilizado para a requisição de material, continue utilizando o sistema Requisição de Material pela intranet.

Como fica o SISPE ?

O SISPE a partir de 06 de abril de 2017 não aceitará INCLUSÃO de novos documentos, mas estará disponível para consulta e trâmite de documentos inseridos antes da data citada acima.

Quais as normas que regulamentam o SEI no âmbito do TJPE ?

O Provimento Nº 02/2017 - CM - Institui o Sistema Eletrônico de Informações - SEI como sistema oficial de processo eletrônico administrativo no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Pernambuco.

E a Portaria Nº 10/2017 – GP que regulamenta o Provimento nº 02/2017 – CM, de 23 de fevereiro de 2017, e instituiu o Sistema Eletrônico de Informações – SEI como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos administrativos no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Pernambuco.

Instrução Normativa Nº 33 de 22 de dezembro de 2023

Quem tem acesso ao SEI ?

Art. 4º O acesso dos usuários ao SEI se dará conforme os seguintes perfis:

1. I – básico, concedido aos servidores e magistrados;
2. II – básico sem assinatura, concedido aos colaboradores, estagiários;
3. III – administrador, concedido à SETIC e ao Gestor Técnico do SEI ;
4. IV – protocolo, concedido às unidades que ficarem responsáveis pela inclusão de documentos externos no SEI;
5. V – inspeção administrativa, concedido em caráter excepcional pela Presidência do TJPE;
6. VI – auditoria, concedido em caráter excepcional pela Presidência do TJPE;
7. VII – usuário externo, concedido a pessoas físicas e jurídicas mediante solicitação formal ao TJPE.

Art. 5º Os voluntários e os estagiários de nível superior somente poderão ter acesso ao SEI, mediante solicitação fundamentada do gestor da unidade e autorizada pelo Gestor Técnico do SEI.

Parágrafo único. É vedado o acesso aos terceirizados.

E os usuários externos ?

Art. 6º Em caso de necessidade do TJPE, poderá ser fornecido acesso a usuários externos a este Poder, para consultas e acompanhamento de processos administrativos, por prazo determinado, mediante autorização do
gestor da unidade responsável pelo respectivo processo.

Art. 7º Em caso de necessidade de assinatura eletrônica de documentos por usuários externos ao TJPE, poderá ser concedido o acesso necessário, mediante o preenchimento de formulário eletrônico, disponível no portal do SEI, envio de documentação específica ao cadastro por meio eletrônico e posterior autorização do gestor da unidade organizacional responsável pelo respectivo processo administrativo. A documentação cadastral inclui:

1. I – Pessoa Física
   1. a) documento de identidade;
   2. b) Cadastro de Pessoa Física – CPF
   3. c) comprovante de residência;
2. II – Pessoa Jurídica:
1. a) documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física – CPF do seu representante legal;
2. b) ato constitutivo e suas alterações, devidamente registrados;
3. c) ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrado;
4. d) Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica -– CNPJ.

§ 1º A apresentação dos documentos originais, poderá ser solicitada a qualquer tempo, fixando-se prazo para seu cumprimento.

§ 2º Será indeferido o credenciamento de usuário externo, caso não apresente a documentação obrigatória ou descumpra o prazo.

§ 3º O credenciamento está condicionado à aceitação das regras do SEI pelo usuário externo, que se responsabilizará pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal.

Art. 8º O SEI disponibilizará acesso do processo para vista do interessado, pelo envio do(s) documento(s) por meio eletrônico, quando solicitado formalmente à unidade competente e preenchidos os requisitos da legislação de
acesso à informação.

Parágrafo único. O indeferimento ou deferimento do acesso às informações deverá ser fundamentado pela Unidade Organizacional responsável pelo processo.

Art. 9º Caso o usuário externo não possua endereço eletrônico e necessite de vistas do processo, deverá se dirigir à unidade competente portando mídia ou dispositivo eletrônico de armazenamento.

O que são os níveis de acesso no SEI ?

Art. 18 Os processos e documentos incluídos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso.

Art. 19 Caso o usuário interno entenda que o documento ou processo deva ser classificado como sigiloso, deverá gerar um processo com nível de acesso restrito e solicitar o sigilo, fundamentadamente, ao gestor da
unidade.

§1º A unidade referida no caput poderá definir ou redefinir o nível de acesso, sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso restrito ou sigiloso.

Art. 20 Os processos e documentos poderão ser classificados como restrito ou sigiloso nos seguintes casos:
Edição nº 65/2017 Recife - PE, quarta-feira, 5 de abril de 2017

1. I – Restrito:
   1. a) documentos preparatórios;
   2. b) documentos que contenham informações pessoais; e
   3. c) documentos que contenham outras hipóteses de restrição de acesso.
2. II – Sigiloso:
1. a) abrangidos pelas hipóteses legais de sigilo.
2. b) submetidos temporariamente à restrição de acesso em razão de sua imprescindibilidade para a garantia de segurança da informação, da sociedade e do Estado.

Como iniciar um processo no SEI ?

Acesse www.tjpe.jus.br/sei, informe seu login e senha de rede.
Primeiro passo:
Iniciar um Processo:

1.  Selecione a opção iniciar processo.
2.  Escolha o Tipo de Processo.
3.  Preencha os dados da tela e clique em Salvar.

Incluir Documento no Processo

1.  Acesse o Processo.
2.  Escolha o tipo de documento.
3.  Preencha os dados da tela e clique em Confirmar Dados.

Como assinar um Documento

1.  Selecione o documento e clique no ícone da caneta.
2.  selecione o cargo/função insira senha e tecle enter.

Enviar Processo/documento para outra Unidade Organizacional

1.  Clique na opção Controle de Processo.
2.  Assinale do lado esquerdo o Processo desejado.
3.  informe a(s) Unidade(s) de destino e clique enviar.

Como arquivar um Processo no SEI ?

 Um dos benefícios do SEI é que o processo pode tramitar em diversas unidades simultaneamente, desta feita o processo nunca é arquivado e sim concluído pela unidade. Ao finalizar, a instrução de um processo no âmbito de
sua atuação, a unidade deverá realizar a operação de conclusão do processo. A partir de então, a contagem da temporalidade será iniciada para fins arquivísticos.

Dica: O campo “Especificação” permite a inclusão de 50 caracteres e é utilizado para acrescentar informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. Estas informações ficam visíveis ao passar o cursor sobre o número do processo na tela “Controle de Processos”, juntamente com o Tipo de Processo. Já assistiu o vídeo explicativo sobre como iniciar um processo? Clique aqui

Dica: Utilize SEMPRE o Editor de Texto do SEI, isto trará mais vantagens para a navegação, as consultas de documentos, além de não sobrecarregar o banco de dados com arquivos pesados.

O que são os documentos externos ? E como incluí-los nos processos do SEI ?

Todo documento externo é um documento digitalizado ou digital não criado originalmente no SEI. Ex: E-mail transformado em PDF ou um ofício físico digitalizado. Para incluí-los num processo o usuário deve seguir os seguintes
passos:

1. 1. Entrar no processo;
2. 2. Clicar no item 1 (Incluir documento);
3. 3. Escolher o tipo de documento "Externo", se esse tipo não aparecer será necessário clicar no "+" ao lado do texto "Escolha o Tipo do Documento";
4. 4. Preencher os campos do formulário e anexar o documento;

O usuário interno sempre deve priorizar a criação de documentos natos, ou seja aqueles

Assinatura de Documentos - pode um usuário elaborar o documento para outro usuário assinar?

Sim, basta atribuir o processo ao usuário da mesma unidade que realizará a assinatura. É possível inclusive que o documento receba a assinatura digital de usuários de unidade diferente da elaboradora. Esta operação é realizada por meio da inclusão de documentos em bloco de assinatura (para saber mais sobre blocos de assinatura consulte: (Assinaturas por Usuários de outras Unidades) no Manual.

Como saber se um processo foi concluído pela minha unidade?

Sempre que não há mais pendências por parte do usuário ou da unidade o processo deverá ser concluído, assim deixará de constar na lista de processos em andamento daquela unidade. Ao finalizar, a instrução de um processo no âmbito de sua atuação, a unidade deverá realizar a operação de conclusão do processo  .

Outra opção é não marcar a opção “Manter aberto na unidade atual” quando a unidade encaminhar para outra sem que seja necessário continuar o processo aberto. Quando o processo houver alcançado seu objetivo, ele deverá ser concluído em todas as unidades.

Meu chefe vai entrar de férias e eu vou ocupar o seu lugar durante esse período. Como faço para ter acesso aos processos que são direcionados para ele?

Os processos no SEI não são direcionados a uma pessoa, mas, sim, a uma unidade organizacional. 
Se você estiver lotado na mesma unidade organizacional de seu chefe, então, você já tem acesso aos mesmos processos que ele.
Caso seu chefe seja de uma unidade organizacional acima da sua (ex: Você está lotado em uma unidade comum e seu chefe - que é um gerente - está lotado numa unidade do tipo Gerência), é necessário abrir um chamado solicitando cadastro na mesma unidade organizacional do seu chefe. Para isto, o seu chefe deve abrir um chamado lhe concedendo este acesso através da Central de Serviços conforme a orientação abaixo:

Categoria: Administrativo e Intranet
Serviço: SEI
Oferta de solicitação: Gerenciar permissão de acesso
Informar:
Nome, Login, Matrícula, Nome do sistema
Tipo de Permissão: [ X ] Liberar    [  ] Bloquear
Perfil: [X] Outro perfil: Básico
Observação: Informar a Lotação que pretende ter acesso, por quê e até quando.

O que fazer quando o sistema exibe a mensagem “Usuário não existe no contexto”?

Causa provável 1: usuário não está cadastrado em nenhuma unidade organizacional

Solução 1: Solicitar cadastro do usuário em alguma unidade organizacional

Causa provável 2: Erro de digitação da senha

Solução: Verifique se você digitou o nome de usuário e a senha corretamente. Eles devem ser os mesmos utilizados para acessar a rede (por exemplo, d123456 ou x123456).

Fui lotado em outra unidade organizacional, mas, ao acessar o SEI, minha unidade continua a mesma. Posso solicitar a alteração da minha unidade organizacional no SEI?

Para que um usuário possa solicitar a alteração de sua lotação no SEI, é preciso que, primeiro, ele esteja lotado oficialmente na nova unidade organizacional no sistema Universal RH (Atividade à cargo da SGP - Secretaria de Gestão de Pessoas). Somente após a lotação do usuário ser atualizada pela SGP é que ele pode solicitar a atualização da lotação no SEI através de um chamado na Central de Serviços, pelo telefone 3181-0001.

Caso o usuário deseje ser lotado em uma unidade organizacional diferente daquela na qual está oficialmente lotado ou deseje estar lotado em mais de uma unidade organizacional, seu pedido deve ser encaminhado para o e-mail duvidas.sei@tjpe.jus.br.

Na tela "Enviar Correspondência Eletrônica", o Campo "De:" não carrega nenhuma opção e não deixa a usuária digitar. O que devo fazer?

Para o envio de mensagens, o campo "De" deve ser preenchido com um endereço de e-mail previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo "Para" é de livre preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. 
Quando o usuário tentar enviar uma correspondência eletrônica e não aparece nada no campo "De", isto significa que a unidade organizacional do usuário não tem nenhum e-mail cadastrado.
Neste caso, o usuário deve solicitar o cadastramento do e-mail da unidade. Para isto, ele deve abrir um chamado com esta solicitação e nos informar qual a sua unidade e qual o e-mail desta unidade para que ele possa ser cadastrado.

Não sei que tipo exato de processo criar para a minha necessidade específica. O que devo fazer?

Este tipo de informação é fornecido pelas unidades responsáveis pelo recebimento do tipo de processo desejado. Portanto, se houver dúvidas em relação a que tipo de processo criar, procurar o setor para o qual você deseja enviar o processo para obter estas informações.
Por exemplo, para processos relacionados às informações funcionais de servidores ou Folha de pagamento, entrar em contato com as unidades competentes da Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) para saber que tipo de processo criar e para onde encaminhá-lo.

O que fazer quando o sistema apresenta a mensagem "Erro desconhecido realizando upload de arquivo."?

Causa provável: Usuário está tentando fazer upload de arquivo com tamanho maior que o limite definido pelo sistema (atualmente de 2 Megabytes)

Solução: Usar arquivo dentro do tamanho definido pelo sistema.

O que fazer quando o sistema apresenta a mensagem "Usuário ou senha inválida"?

Causa prováve 1: Erro de digitação da senha

Solução 1: 

Verifique se usuário está usando o seu login de rede como login de acesso ao sistema (O mesmo login usado para acessar seu computador no TJPE);
Verificar se está usando a sua senha de rede;
Verificar se está utilizando o login e a senha utilizados no último acesso válido;
Verificar se a tecla Num Lock está habilitada (Quando está desabilitada o usuário não consegue digitar números).

É possível assinar documentos externos (PDFs) no SEI?

Não. A versão atual do SEI não permite que os documentos externos (PDFs) anexados aos processos sejam assinados.

Como faço para tirar dúvidas sobre o sistema ou fazer solicitações sobre o mesmo?

Através dos e-mails específicos para cada assunto:

Dúvidas:  duvidas.sei@tjpe.jus.br
Solicitações: solicitacoes.sei@tjpe.jus.br